Para todos aquellos que se plantean adquirir un software, algunos consejos útiles para asegurar el éxito:

 

1. Expectativas ambiguas – Asegúrese de que las expectativas sean realistas en cuanto al coste, alcance, tiempo de implantación, funcionalidades del software, desempeño en términos técnicos, implicaciones y resultados tras la implantación, entre otros. Determine cuáles son las expectativas críticas para determinar el éxito de un proyecto. Documentar lo máximo posible.

 

2. Falta de un líder de proyecto– Asegúrese de que se ha asignado un líder de proyecto que entienda bien el negocio y las necesidades de la empresa, pero también que tenga las capacidades necesarias para llevar a cabo el proyecto, saber gesionar a las personas, mantener la visión global pero también saber profundizar y entender los detalles cuando sea necesario. La dedicación y el seguimiento de un líder de proyecto es clave para su éxito.

 

3. Los key users no están involucrados  – Siempre que sea posible, involucrar a usuarios finales claves tanto en la selección del software como en la definición del modelo a implantar. Los usuarios finales son los que mejor conocen las particularidades del negocio y pueden aportar mucho. Conocer bien el proceso y funcionamiento actual, ayuda a identificar rápidamente las áreas de mejora y evita imprevistos durante la implantación.

 

4. Gestión del cambio, resistencia de los usuarios finales – La gestión del cambio es tan importante como el software en sí. Es responsabilidad del líder de proyecto explicar el porqué del cambio, motivar a los usuarios, escucharles, entender sus necesidades y apoyarles si tienen dificultades o problemas. No todos tienen la misma capacidad de adaptación y flexibilidad. 

 

5. “User wish list” descontrolado – A medida que se avanza con la implantación y se empieza el uso del sistema, pueden aparecer nuevos requerimientos de los usuarios para hacer adaptaciones, cambios o añadidos según las particularidades de cada negocio. Siempre han de ser centralizados a través del Project Leader, consensuados y documentados porque éstos pueden atrasar y complicar enormemente el proyecto. Antes de empezar el proyecto, es importante también tener claro las funcionalidades incuidas para saber qué parte es configuración (incluida en el precio) y qué parte se considera requerimiento específico que supondrá un nuevo presupuesto. 

 

6. Falta de tiempo por parte de los usuarios – La gran sobrecarga de trabajo de los ‘key user’ no les permite disponer del tiempo necesario para la nueva herramienta. El proyecto se puede alargar, si además cambian las personas involucradas, se puede perder interés e ilusión y el proyecto se puede estancar. Asegurarse de que cuando se empieza el proyecto hay disponibilidad por parte de las personas involucradas y qué estas están formadas y motivadas con el nuevo proyecto. 

 

7. Tendencia a simplificar y esperar que el software lo haga todo -  Cualquier sistema por simple que sea, necesita de tiempo y dedicación, sobre todo al principio y durante la implantación, el tiempo que se requiere es muy superior. Esperar que solo porque hemos comprado un buen software, tendremos todos los problemas solucionados puede ser una fuente de desilusiones y problemas. 

 

8. Datos maestros insuficientes o incompletos  - Los sistemas de planificación pueden necesitar datos estructurados (normalmente de la ERP) pero también semi-estructurados (disponibles en la empresa pero no necesariamente en la ERP) o no estructurados (externos a la empresa). Asegúrese de que el input en el nuevo sistema de planificación es bueno, si no, el output también será pobre. Muchas veces actualizar los datos maestros se hace después de haber empezado el proyecto y puede causar atrasos. 

 

9. Esperar un "accuracy" alto (>90%) solo por haber comprado un software estadístico  - Los programas de planificación no son bolas de cristal. La capacidad del estadístico para acertar es limitada y depende de la variabilidad de la demanda que se puede ver afectada por promociones, ventas spot, roturas de stock, etc. Los programas ayudan a entender y gestionar mejor esta incertidumbre, son herramientas analíticas muy poderosas pero la capacidad de sacarles provecho dependerá sobre todo de las personas y los procesos internos en la empresa.

 

10. Implantar el software no es el final sino el principio – Una vez completada la implantación, se abren muchas nuevas posibilidades que antes no existían. Es poner la base para proceso de mejora continua. 

 

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